Planowanie jest niezbędną umiejętnością w biznesie i karierze. Dzięki niemu masz jasny cel swojej pracy, unikasz niepotrzebnego stresu i łatwo dotrzymujesz terminów. Dobre planowanie pomaga uniknąć błędów i zwiększyć efektywność. Oto kilka podstawowych zasad i metod planowania:

Policz, ile czasu potrzebujesz na rutynowe zadania.

Należy również zaplanować niespodziewane wydarzenia, które mogą się zdarzyć w ciągu dnia. Mogą to być nieoczekiwane telefony, spotkania lub inne zobowiązania. Jeśli wiesz, że coś nieoczekiwanego wydarzy się w ciągu dnia, zapisz, ile czasu to zajmie i gdzie twój harmonogram zostanie naruszony.

Tworzenie harmonogramu na każdy dzień jest jednym z najlepszych sposobów, aby upewnić się, że wszystko zrobisz i nadal masz trochę czasu na relaks pod koniec każdego dnia. Sztuką jest zaplanować wystarczająco dużo czasu, aby wszystkie zadania zostały wykonane, ale nie przesadzaj z harmonogramem tak bardzo, że nie ma elastyczności, jeśli coś nieoczekiwanego się pojawi! Jeśli to brzmi myląco lub przytłaczająco na początku, spróbuj użyć narzędzia kalendarza online, takiego jak Google Calendar, który bardzo ułatwia dodawanie nowych zadań, pozwalając im wyskakiwać na miejsce na górze poprzednich.

Ustal swoje priorytety.

Aby stworzyć udany plan, ważne jest, aby jasno zdefiniować problem przed rozpoczęciem pracy nad rozwiązaniem. Na przykład: „Chcę schudnąć” nie jest tak precyzyjne jak „Chcę schudnąć 5 kg w 3 tygodnie”. Dopiero po wyznaczeniu konkretnych celów możliwe jest stworzenie możliwego do zrealizowania planu działania, który pomoże Ci osiągnąć te cele w określonym czasie i przy realistycznych oczekiwaniach dotyczących zarówno wysiłku, jak i rezultatów (nie oczekuj, że będziesz w stanie przebiec 15 km po zaledwie dwóch miesiącach treningu). Cel powinien być ambitny, ale uzasadniony biorąc pod uwagę Twój obecny poziom sprawności – będziesz potrzebował trochę czasu na adaptację mięśni i stawów przed podjęciem bardziej zaawansowanych ćwiczeń, takich jak bieganie czy podnoszenie dużych ciężarów, na przykład – i musi być dostosowany do innych długoterminowych celów życiowych, tak aby wszystko ładnie pasowało do siebie, a nie sprawiało wrażenie przypadkowości lub oderwania od tego, co dzieje się poza treningiem (nie przyniesie to wiele dobrego, jeśli jeden dzień w tygodniu wszystko, o czym możesz myśleć, to jak bardzo bolą Cię nogi).

Zacznij od listy rzeczy do zrobienia

Możesz zacząć od listy rzeczy do zrobienia, która zawiera zadania, które musisz wykonać. Możesz uporządkować zadania według priorytetów i ram czasowych.

Kalendarz to kolejne przydatne narzędzie do planowania czasu. Pomoże Ci on pozostać na szczycie terminów, spotkań i wydarzeń, które mają miejsce w ciągu tygodnia/miesiąca/roku do przodu. Planer to kolejny popularny sposób na śledzenie tych rzeczy w jednym miejscu; istnieje wiele rodzajów dostępnych w sklepach z artykułami biurowymi lub online – musisz tylko znaleźć taki, który będzie dla Ciebie najlepszy!

Możesz również użyć aplikacji lub programu na telefonie, tablecie lub komputerze (jak Microsoft Outlook), jeśli jest to łatwiejsze niż używanie papierowego planera.

Ustal terminy realizacji.

Ustalanie terminów jest istotną częścią procesu planowania. Terminy pomagają stworzyć poczucie pilności, motywacji i skupienia na wykonywanych zadaniach. Mogą być ustalone dla konkretnych zadań lub przepływów pracy, lub mogą to być ogólne terminy osiągnięcia określonych celów.

• Terminy pomagają nadać priorytet zadaniom.
• Terminy pomagają kontrolować przepływ pracy.
• Terminy pomagają zaplanować obciążenie pracą.

Zautomatyzuj swoje zadania.

• Używaj listy rzeczy do zrobienia. Lista rzeczy do zrobienia jest doskonałym narzędziem do planowania i organizowania zadań, ale ważne jest, abyś używał jej właściwie. Istnieje wiele rodzajów list rzeczy do zrobienia, w tym odręczne i elektroniczne w postaci programu lub aplikacji. Na przykład niektórzy ludzie wolą używać pióra i papieru, podczas gdy inni wolą formaty cyfrowe – ale bez względu na to, jaki rodzaj formatu wybierzesz, upewnij się, że jakakolwiek metoda daje ci wystarczająco dużo miejsca na każde zadanie na liście, aby wszystko mogło być wyraźnie zapisane bez konieczności ciągłego przewijania w dół lub pisania w małych rozmiarach czcionki (co utrudnia czytanie).
• Użyj kalendarza/aplikacji kalendarza/programu kalendarza/aplikacji kalendarza na pulpicie. Powinieneś zaplanować wszystkie terminy i spotkania w swoim osobistym kalendarzu, aby były one automatycznie wprowadzane do menedżera zadań lub menedżera projektu. W ten sposób nie będzie żadnych błędów spowodowanych zapomnieniem o czymś ważnym!

Rozbij duże prace na mniejsze zadania.

Podziel duże zadania na mniejsze.

Użyj listy kontrolnej, aby upewnić się, że o niczym nie zapomnisz.

Podziel duże zadania na mniejsze, jeśli pomoże Ci to śledzić, co i kiedy trzeba zrobić. Nie będzie Cie również przytłaczał ogrom pracy, jaki musisz wykonać.

Kategoryzuj zadania według pilności.

Zadania pilne to takie, które muszą być wykonane natychmiast. Zadania niepilne mogą poczekać do następnego dnia, tygodnia lub miesiąca. Zadania pilne są ważniejsze od zadań niepilnych, ale nie tak ważne jak zadania pilne.

Zarówno zadania pilne, jak i niepilne powinny być zapisane na liście rzeczy do zrobienia lub w planerze, abyś mógł je zaznaczyć, gdy je wykonasz.

Podsumowanie

Jak widzisz, planowanie to coś więcej niż tylko wyznaczanie celów i czekanie na ich realizację. To ciągły proces definiowania zadań, nadawania im priorytetów, dzielenia ich na mniejsze części, z którymi łatwiej sobie poradzić, a następnie pracowania nad każdą z nich po kolei, aż dojdziemy do miejsca, w którym chcemy być. Planowanie nie tylko pomaga nam lepiej zarządzać czasem; pomaga nam również skupić się na tym, co najważniejsze i pokonywać przeszkody po drodze!